失敗しない！就労ビザ申請のための必要書類チェックリストと手続き解説

日本での就労を目指す外国人の方、および外国人を雇用する企業のご担当者様へ。就労ビザ（在留資格）の申請は、その後の日本でのキャリアやビジネス展開を左右する重要なプロセスです。しかし、「どの書類が必要？」「どうやって準備すればいい？」と疑問に感じる方も多いのではないでしょうか。

この記事では、日本の就労ビザ申請における必要書類について、出入国在留管理庁の最新情報に基づき、詳細かつ分かりやすく解説します。あなたの疑問を解消し、スムーズな申請をサポートします。

はじめに：就労ビザとは？なぜ必要？

日本で働く外国人は、原則として職種に応じた「就労ビザ（在留資格）」を取得する必要があります。これは、日本に合法的に滞在し、特定の活動を行うための許可証であり、不法就労を防ぐ目的があります。

就労ビザには様々な種類があり、従事する業務の内容によって在留資格が異なります。例えば、「技術・人文知識・国際業務」ビザは、エンジニアや通訳、デザイナーなど幅広い職種に対応しています。

重要な注意点：情報は常に最新のものを確認！

就労ビザに関する制度や必要書類は、法改正や状況の変化により頻繁に更新される可能性があります。この記事は2025年6月時点の情報に基づいていますが、申請前には必ず出入国在留管理庁の公式ウェブサイトで最新の情報を確認してください。

１．就労ビザ申請の基本的な流れ

必要書類の説明に入る前に、まずは就労ビザ申請の基本的な流れを把握しておきましょう。

  1. 在留資格認定証明書交付申請（ほとんどの場合、企業側が行う）
    • 日本国外にいる外国人を招へいする場合、まずは雇用主となる企業が「在留資格認定証明書」の交付申請を行います。
    • これは、日本で働く資格があることを法務大臣が事前に証明するものです。
  2. 在留資格認定証明書の送付
    • 交付された認定証明書を、申請者（外国人本人）へ送付します。
  3. 本国での査証（ビザ）申請
    • 認定証明書とその他の必要書類を持って、自国の在外日本大使館または総領事館で査証（ビザ）の申請を行います。
  4. 来日・上陸
    • 査証が発給されたら、日本に入国し、上陸審査を受けます。
    • この際、在留カードが発行されます。

**すでに日本に滞在している場合（留学ビザからの変更など）**は、在留資格変更許可申請として、直接出入国在留管理庁に申請を行います。

２．就労ビザ申請の必要書類リスト（主要なケース）

ここでは、最も一般的な在留資格である「技術・人文知識・国際業務」を例に、必要書類のリストを解説します。

【重要】以下のリストは一般的なものであり、個々の状況や審査官の判断によって追加書類を求められる場合があります。

(1) 申請者（外国人本人）が準備する書類

  1. 在留資格認定証明書（COE）
    • 重要度：高
    • 原本およびコピー1部。日本での活動内容が記載されており、雇用主が取得します。
  2. 査証申請書（ビザ申請書）
  3. パスポート
    • 有効期限が十分にあることを確認してください。
  4. 証明写真（パスポートサイズ）
    • 縦4cm×横3cm、無帽、無背景で、申請日より3ヶ月以内に撮影されたもの。
  5. 最終学歴を証明する書類
    • 卒業証明書、学位記のコピーなど。翻訳が必要な場合があります。
  6. 職務経歴書
    • 過去の職歴、職務内容を具体的に記載したもの。
  7. 履歴書
    • 学歴、職歴、資格などを記載。
  8. その他（必要に応じて）
    • 日本語能力を証明する書類（日本語能力試験（JLPT）の合格証明書など）
    • 専門分野の資格や免許のコピー

(2) 雇用主（日本企業）が準備する書類

雇用主が準備する書類は、企業の規模によって提出書類が異なります。

  • カテゴリー1： 日本の証券取引所に上場している企業、相互会社、国・地方公共団体
  • カテゴリー2： 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上の団体・個人
  • カテゴリー3： 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の源泉徴収税額が1,000万円未満の団体・個人
  • カテゴリー4： 上記以外の団体・個人

一般的には、以下の書類が求められます。

  1. 在留資格認定証明書交付申請書
    • 出入国在留管理庁のウェブサイトからダウンロード。
  2. 雇用契約書または内定通知書
    • 給与、業務内容、労働時間、契約期間などが明記されているもの。
  3. 会社情報に関する書類
    • 法人登記事項証明書（履歴事項全部証明書）： 発行後3ヶ月以内のもの。
    • 損益計算書（直近1年分）： 新規設立の場合は事業計画書など。
    • 会社案内、パンフレットなど： 事業内容を説明するもの。
  4. 事業内容を明らかにする資料
    • 事業計画書（新規事業の場合）
    • 取引先との契約書など
  5. 採用理由書（採用経緯を説明する書類）
    • なぜその外国人を採用する必要があるのか、どのような業務に従事するのかなどを具体的に記載します。
  6. その他（必要に応じて）
    • 源泉徴収票等の法定調書合計表（前年分）
    • 決算書（直近1年分）
    • 事務所の賃貸借契約書の写し
    • 外国人の入社を証明する書類（辞令など）

３．書類準備のポイントと注意点

スムーズな申請のために、以下の点に注意して書類を準備しましょう。

  • 正確な情報を提供： 虚偽の申請は、不許可の理由となるだけでなく、今後の日本への入国に悪影響を及ぼす可能性があります。
  • 日本語での提出： 原則として、書類は日本語で作成・提出します。他言語の書類は翻訳が必要です。
  • コピーの準備： 提出する書類のコピーを必ず手元に保管しておきましょう。
  • 有効期限の確認： 各種証明書には有効期限があるものが多いため、必ず確認し、期限内のものを提出してください。
  • 理由書の重要性： 特に企業が準備する「採用理由書」は、なぜその外国人が日本で働く必要があるのか、その専門性や必要性を審査官に理解させる上で非常に重要です。具体的な職務内容と、その職務を遂行するために外国人のスキルや経験が不可欠である点を論理的に記述しましょう。
  • 早めの準備： 必要書類の準備には時間がかかる場合があります。特に海外からの書類取り寄せは時間がかかるため、余裕を持って準備を開始しましょう。

４．まとめ：就労ビザ取得への第一歩を踏み出そう

就労ビザの申請は複雑に感じるかもしれませんが、適切な書類を準備し、正しい手順を踏めば必ず取得できます。この記事が、あなたの日本での就労、または優秀な外国人材の雇用実現の一助となれば幸いです。

ご不明な点や、より個別具体的なご相談は、以下の専門機関や専門家へお問い合わせください。

５．就労ビザ申請でよくある質問とその回答

Q1：在留資格認定証明書が不交付になった場合、どうすればいいですか？

A1：不交付理由を確認し、不足していた書類や説明を補完して再申請を検討できます。ただし、一度不交付になると再申請のハードルは上がりますので、専門家（行政書士など）に相談することをお勧めします。

Q2：申請からどれくらいで許可が出ますか？

A2：申請する時期や出入国在留管理庁の混雑状況、申請内容によって異なりますが、一般的には1ヶ月～3ヶ月程度が目安とされています。年度末や年度初めは混み合う傾向があります。

Q3：自分で申請できますか？それとも専門家に依頼すべきですか？

A3：ご自身で申請することも可能ですが、必要書類の多さや複雑さ、審査の厳しさから、専門家（行政書士）に依頼する方がスムーズかつ確実に手続きを進められることが多いです。特に、初めての申請や特別な事情がある場合は、専門家への依頼を強くお勧めします。

無料相談

まずは、無料相談に、お気軽にお申込み下さい。ご相談の申し込みは、「お問い合わせページ」から承っております。なお、無料相談は事前予約制とさせて頂いています。
 
「記事監修」
加納行政書士事務所
運営HP：ビザ申請サポートNavi https://visasupportnavi.net/  

代表
特定行政書士　加納　裕之  
「学歴」
　同志社大学大学院法学研究科公法学専攻博士前期課程修了（修士（法学））
　明治大学法科大学院修了
「資格」
　行政書士（特定付記）、TOEIC８０５点
「専門分野」
　入管取次・ビザ申請、在留資格、永住・帰化、外国人問題、国際公法