【完全ガイド】就労ビザ更新時に企業が準備すべき書類と対応ポイント

日本で外国人を雇用している企業にとって、就労ビザ（技術・人文知識・国際業務など）の更新手続きは毎回慎重な対応が必要です。更新時に提出する書類や企業側のサポート体制が不十分だと、不許可や短期間更新となるリスクもあります。
本記事では、企業が就労ビザ更新時に準備すべき書類と審査を有利に進めるための対応ポイントを解説します。

1. 就労ビザ更新の基本概要

就労ビザは在留期限が決まっており、通常は1年・3年・5年のいずれかが付与されます。
更新は在留期限の3か月前から申請可能で、期限内に申請すれば在留資格が切れても審査中は就労継続可能です（出入国在留管理庁「在留期間更新許可申請」参照）。

2. 企業が準備すべき書類一覧

（1）雇用契約書・在職証明書

  • 更新時に現在の就労実態を証明するため、雇用契約書（最新）や在職証明書が必要です。
  • 契約内容に変更がある場合（給与や業務内容の変更など）は最新の契約書を提出。

（2）給与台帳・源泉徴収票

  • 給与の支払い状況を確認するため、過去1年分の給与台帳や源泉徴収票を提出します。
  • 社会保険料や税金の適正納付状況も審査対象です。

（3）会社の登記事項証明書・決算書類

  • 法人登記簿謄本や直近の決算書類は、会社の継続性・安定性を証明するために必要。
  • 赤字決算が続いている場合は事業継続性を説明する補足資料もあると安心です。

（4）社会保険・雇用保険の加入証明

  • 外国人従業員が社会保険や雇用保険に適正加入しているかは重要な審査ポイントです。
  • 保険料未納があると更新不許可リスクが高まります。

3. 審査を有利に進めるための対応ポイント

① 期限内申請の徹底

  • 更新申請は在留期限3か月前から可能なので、余裕を持って準備しましょう。

② 社会保険・税務の適正管理

  • 保険料・税金未納は審査でマイナス評価となります。給与明細や納付証明を整理し、適正納付を確認しましょう。

③ 職務内容と在留資格の整合性

  • 実際の業務内容が在留資格に合致しているかが審査の要点です。特に「技術・人文知識・国際業務」では、専門性を裏付ける業務内容の記載が必要です。

④ 赤字決算時の補足資料

  • 赤字決算でも、人員削減をせず事業継続している実態（資金繰り計画書や事業計画書）を添付すると有効です。

4. 更新が不許可になるケース

  • 社会保険未加入や未納がある
  • 給与水準が著しく低い
  • 在留資格と実務内容が不一致
  • 虚偽書類の提出

これらは更新不許可の典型例です。

5. まとめ：企業の適正管理が鍵

就労ビザ更新時は、企業の適正な雇用管理・税務管理が審査に直結します。書類不備や社会保険未加入などの問題があると更新が難しくなるため、早めの準備と確認が重要です。

関連記事

参考リンク

無料相談

まずは、無料相談に、お気軽にお申込み下さい。ご相談の申し込みは、「お問い合わせページ」から承っております。なお、無料相談は事前予約制とさせて頂いています。
 
「記事監修」
加納行政書士事務所
運営HP：ビザ申請サポートNavi https://visasupportnavi.net/  

代表
特定行政書士　加納　裕之  
「学歴」
　同志社大学大学院法学研究科公法学専攻博士前期課程修了（修士（法学））
　明治大学法科大学院修了
「資格」
　行政書士（特定付記）、TOEIC８０５点
「専門分野」
　入管取次・ビザ申請、在留資格、永住・帰化、外国人問題、国際公法