kanou 【2025年改正対応】経営管理ビザ更新に必要な書類一覧｜省令改正後のチェックリスト完全版
目次
はじめに — なぜ「必要書類」を正確に押さえるべきか
- 日本で会社を経営、運営する外国人にとって、経営管理ビザは「事業継続の基本」。これが切れてしまうと、在留資格を失う事態にもなりかねません。
- しかし 2025年10月16日の改正により、これまで以上に審査が厳格化され、提出書類や求められる実態の証明内容が大幅に強化されました。
- 特に “形式的” な更新から “実質的な事業実績・体制の証明” への移行が進んでおり、書類の不備や説明不足が不許可の原因となるケースが増えています。
- そのため、更新申請時は「何を」「なぜ」「どのように」証明すべきかを整理しておくことが重要です。
本記事では、改正後の制度を踏まえた 最新版の必要書類リスト を提示し、さらに 書類準備のポイント・注意点、そして よくある質問（Q&A） を交えて解説します。
2025年改正の概要 — なぜ必要書類が増えたのか
まず大前提として、なぜ今回の改正で必要書類や審査が厳しくなったかを整理します。
- 2025年10月16日、法務省（および出入国在留管理庁）が所管する「上陸基準省令等」の改正が施行され、在留資格「経営・管理」の許可基準が厳格化されました。
- 主な変更点は、次のとおりです：
- 資本金または投資額の引き上げ — 以前は比較的少額でＯＫだったところ、実質的に事業基盤の安定性を重視。
- 常勤職員の雇用義務 — 少なくとも１名以上の「常勤従業員」の存在が実質的な要件となりました。
- 日本語運用体制の確保（日本語能力） — 経営者または常勤従業員のどちらかが、日本語でビジネス・行政対応ができる水準を求められるようになりました。
- 事業実態の明示義務強化 — 単に決算書や申告書を出すだけでなく、「どのような事業を」「どのように運営・管理し」「どれだけの実績があったか」を文書で説明する必要があります。
- 特に、2025年以降の更新申請では、任意様式であっても 「事業活動内容説明文書」（またはそれに準ずる説明書）の提出が実質的に必須になっています。
このように、更新をスムーズに通すためには、単なる “形式的書類” ではなく “事業の実態・運営状況・将来見通し” を具体的に “見える化” することが不可欠です。
経営管理ビザ 更新申請に必要な書類一覧（改正後ベース）
以下は、改正後（2025年10月16日施行後）において、一般的な中小企業／個人事業主が更新申請を行う際に準備すべき主要書類・証明書類の一覧です。
（ただし、会社規模や事業内容、過去の申請内容などにより若干異なる場合がありますので、参考としてお考えください。）
基本書類
- 在留期間更新許可申請書 1通
- 写真（規定サイズ・3ヶ月以内撮影） 1枚
- パスポートおよび在留カード（提示）
会社情報・決算・税務関係書類
- 直近期末の決算書の写し（法人の場合）／個人事業主なら確定申告の写し
- 法人の登記事項証明書の写し（会社であれば）
- 従業員がいる場合：前年度分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し（または適宜の代替証明）
- 会社（法人）が法人税・事業税・消費税などを納税していることを示す納税証明書等／個人事業主なら住民税・課税証明書など、税務状況を証明する書類。
事業活動・運営状況の証明資料
- 最近の通帳コピー（会社名義の銀行口座）など、収入の流れ・資金管理の実態が分かるもの。
- もし事業内容の変更、新たに事業許可・免許を取得していれば、許可証のコピーなど。
- （特に改正後）事業活動内容説明文書 — 任意様式でよいが、以下の６つの観点を網羅した内容が実質的に必須。
- 事業概要と申請人の役割（経営/管理の内容、主たる商品・サービス、意思決定範囲など）
- 直近期間の事業実績（売上高・売上総利益・営業利益、主要KPIなど。できれば対比で）
- 顧客および販路の実態（主要顧客、契約／請求書、入金記録など）
- 人員体制および社会保険加入状況（常勤職員の有無、雇用形態、加入状況、納付実績など）
- ガバナンス・会計／税務体制および納税状況の説明（税金、社会保険、会計体制など）
- もし前回申請時から変更があるなら、その変更点と理由（事業内容、所在地、役員構成など）を明示した補足資料。
日本語能力・人員体制の説明（改正後の新要件に関連）
- 申請人または少なくとも１名の常勤従業員が日本語で業務や行政対応ができることを示す証明（例：日本語能力試験 N2 合格証／ビジネス日本語テスト合格、日本国内の学校卒業証明、またはそれに準ずる説明） 。
- 会社における常勤従業員の実在および雇用状況の証明（雇用契約書、社会保険加入証明、給与支払い実績など） 。
その他（場合によって必要）
- 事業所の賃貸借契約書の写しや事務所の写真（もし移転した場合や、賃貸オフィスを使用しているなら） 。
- 過去に申請した内容と異なる場合は、変更内容の説明書・理由書 。
書類準備のポイントと注意点 — ただの“紙集め”では通らない
1. 「事業実態の可視化」が鍵に
改正後、とくに重視されているのは「会社が本当に“動いているか”」「ビザ保持者本人が実際に“経営・管理”に関与しているか」の証明です。単なる決算書や納税証明だけでは不十分で、「どんなサービスを提供し」「どんな顧客がいて」「どれだけの売上・実績があったか」「誰が働いていたか」を “見える形” にして提出する必要があります。
例えば、売上高や利益をグラフで示したり、取引先との契約書・請求書・入金記録を添付したり、従業員の雇用契約書や給与振込の通帳コピー、社会保険の加入状況など。こうした “リアルな証拠” をそろえることで、事業が安定・継続していることを説明することができます。
2. 日本語能力・人員体制の証明も軽視できない
改正により、日本語運用能力や実際の従業員の存在が求められるようになりました。
特に、外国人しかいない小規模事業であっても、少なくとも代表または他の常勤者が日本語でビジネスや行政対応ができることを証明し、かつ常勤者として実在していることを示す必要があります。これを怠ると、更新が認められない可能性が高くなります。
3. 事業所（オフィス／店舗）の実在・独立性の証明
事務所や店舗の“所在地・実在性”も重要です。
特に、以前より住居を兼ねたオフィスや、自宅兼事務所での申請が難しくなっているため、賃貸借契約書の写し、オフィスの写真、事業所としての導線や設備の有無などを示すと安心です。
4. 変更があった場合は理由書を添付
前回の申請時と比較して、事業内容、所在地、会社の構成、役員、資本金などに変更があった場合には、その変更内容と理由を説明する書類を添えること。
変更があっても正当な理由があれば構いませんが、“説明責任” を果たすことが重要です。
更新申請をスムーズにするための実践的チェックリスト
以下は、実際に更新申請を行う際のチェックリスト（着手前〜書類提出前）です。事務所やチームで共有することで、抜け漏れ防止に役立ちます。
| チェック項目 | 内容 |
|---|---|
| 在留期間更新許可申請書 ✔ | 最新様式を使用、記入漏れなし |
| 写真 ✔ | サイズ（3×4cm）、撮影時期（3か月以内）チェック |
| パスポート／在留カード ✔ | 有効期限、所持確認 |
| 決算書 写し ✔ | 直近期末、法人／個人で適切な書類 |
| 納税証明／課税証明 ✔ | 法人税または個人所得税＋住民税等 |
| 源泉徴収票等の写し ✔ | 従業員がいる場合は必須 |
| 銀行口座通帳のコピー ✔ | 会社名義口座の最近の記録 |
| 事業活動内容説明文書 ✔ | 6項目すべて網羅、可能な限り具体的・数値で |
| 日本語能力・人員体制の証明 ✔ | 日本語能力証明 or 学歴、常勤職員の実態確認資料 |
| 事業所の実在性の証明 ✔ | 賃貸契約書・写真・住所と事業所の整合性等 |
| 変更があれば変更理由書 ✔ | 事業内容・所在地・資本金などの変更履歴と理由 |
| 必要な許認可証のコピー ✔ | 業種によっては許認可の有無を確認 |
なぜこのような強化？ — 背景と狙い
背景：不透明なビザ取得・滞在からの脱却
これまで、比較的敷居の低かった経営管理ビザ。中には「形式だけ会社を作って」「書類を揃えるだけで」ビザを維持する、いわゆる“形式申請・形だけ経営” の事例も問題になっていました。
改正の目的は、そうした“形だけの会社運営”を排除し、「実際に事業を運営し、日本で経済活動に貢献する外国人起業家・経営者」を受け入れる枠としての信頼性を高めることにあります。
狙い：安定した事業継続と日本経済・雇用への貢献を重視
- 常勤従業員の雇用義務 → 日本国内での雇用の確保／創出を促す。
- 日本語能力の要件化 → 日本で事業を運営するうえでのコミュニケーション力、行政対応能力の確保。
- 事業実態・実績の説明義務強化 → 「単なるペーパーカンパニー」でなく、きちんとビジネスを行っている証明。
結果として、更新審査はより実質重視。「日本で本当に事業をやっているか」「継続性・安定性があるか」が問われています。
よくある質問（Q&A） — 不安を解消
Q1. 赤字経営でも更新できる？
A1. 可能性はゼロではありません。ただし赤字であっても、「なぜ赤字になったか」「その後どのように事業を立て直すか」を事業活動内容説明文書で合理的に説明できるかが重要です。また、納税・社会保険・雇用義務などの義務をきちんと果たしていることが前提となります。
Q2. 従業員がいない（自分だけで経営）の場合は？
A2. 2025年改正後は「少なくとも１名の常勤従業員を雇用すること」が実質的な条件とされるケースが多く、単独経営・自分だけの会社では更新が難しくなる可能性が高まっています。
Q3. 日本語能力の証明が必要と聞いたが、本当に必要か？
A3. はい。改正後は、代表者または常勤従業員のどちらかが日本語でビジネスや行政対応できる水準（JLPT N2等）が求められるケースが増えています。特に日常業務・税務・行政手続きに対応する上で、日本語運用体制を説明・証明することが重要です。
Q4. 事業所を自宅としていたが、今回オフィスを借りて法人設立。賃貸契約書は必要？
A4. はい。賃貸契約書の写し、および事務所の写真や間取り、住所と会社登記上の所在地の整合性など、事業所としての実在性を示す資料を添えることを強く推奨します。
Q5. 更新申請の書類に不安がある。行政書士に依頼すべきか？
A5. 特に改正後は “事業実態の見える化” や “説明責任” が重要となっているため、自身で準備するのが難しい場合は専門家（行政書士等）に依頼するのは合理的です。特に、財務書類の整理、税・社保の証明、事業計画の整理、理由書の作成などは専門性が求められるため、プロのサポートを利用する人も少なくありません。
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参考リンク
終わりに — 「更新は“ただ書類を出す”時代ではない」
2025年の改正を経て、経営管理ビザの更新は「形式的な手続き」から「実質的な審査」へと大きくシフトしました。
単に決算書や申告書を揃えるだけではなく、事業の運営実態を “見える化” し、日本での事業継続性や雇用、日本語運用能力などを包括的に証明することが求められています。
更新申請を検討されるなら、早めに必要書類を整理し、足りない書類・説明を補強する準備を進めること を強くおすすめします。
また、状況によっては専門家（行政書士）に相談することで、申請書類の精度を高め、不許可リスクを減らすことができます。
 「記事監修」 加納行政書士事務所 運営HP：ビザ申請サポートNavi https://visasupportnavi.net/ 代表 特定行政書士 加納 裕之 「学歴」 同志社大学大学院法学研究科公法学専攻博士前期課程修了（修士（法学）） 明治大学法科大学院修了 「資格」 行政書士（特定付記）、TOEIC８０５点 「専門分野」 入管取次・ビザ申請、在留資格、永住・帰化、外国人問題、国際公法 |
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